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Praxis: Projekte jenseits und diesseits von ProjektManagement

07.10.2014 – Für erfolgreiche Projekte in Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft braucht es Lebendigkeit, Menschlichkeit und Management. Unsere Kunden definieren den Nutzen des Vorhabens und sind letztlich diejenigen, die uns kontrollieren. Am Engpass und unseren Stärken orientiert, dienen uns diese Informationen im Projekt-Fortschritt als Referenzpunkte und systemische Abgrenzung. Zu diesen Punkten orientieren wir uns und legen so die Basis für unternehmerischen Erfolg. Damit wir den Nutzen nicht aus den Augen verlieren, bedienen wir uns Werkzeugen und Methoden, die uns helfen, das Vorhaben zu steuern.

26. Oktober 2013, 18 Uhr. Ich stehe auf der Bühne des Literaturhauses Stuttgart. Im Publikum sitzen meine Chefs: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des LifeWorkCamps. In der Abschlussrunde unseres BarCamps diskutieren wir die Zukunft der Unkonferenz. Was war gut – was soll beibehalten werden? Was soll anders, besser werden? Wo soll die weitere Entwicklung hingehen?

Es ist die Geburtsstunde der Initiative Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft und Auftakt zur Veranstaltungsreihe EnjoyWorkCamp. Das ahne ich in diesem Moment. Sicher bin ich mir nicht. Diese Klarheit finde ich erst in den zwei Wochen der Reflexion und der strategischen wie operativen Arbeit an der Geschäftsidee in den Monaten danach.

Denke ich heute die letzten Monate zurück, war dies der einschneidenste und in seinen Konsequenzen weitreichendste Moment in meiner beruflichen Tätigkeit als Projektleiterin. Es sind zirka dreißig Minuten, die mein Geschäftsmodell fundamental verändert – verbessert haben. Auf der Zielgeraden zum EnjoyWorkCamp wirke ich nun gleichermaßen auf einen Höhepunkt meiner unternehmerischen Laufbahn hin.

Keine Frage: Ich habe Lehrgeld bezahlt. Habe Fehler gemacht und verdammt viel daraus gelernt. Ich habe mir Handwerkszeug und meine Grundhaltung erarbeitet. Und ich habe in gewisser Weise Frieden mit mir als Mensch geschlossen.

Aus diesen Vorüberlegungen heraus beantworte ich die von Marcus Raitner via “Führung erfahren!” aufgeworfenen Fragen zur Blogparade “Beyond Project Management”:

“Wie soll die Zusammenarbeit von Menschen im 21. Jahrhundert gestaltet werden? Insbesondere wenn es um die überlebenswichtige Veränderung und Weiterentwicklung von Unternehmen geht?”

In Vorbereitung auf das PM Camp Dornbirn regt er an, sich mit Ideen aus der eigenen Praxis auseinanderzusetzen, um “jenseits der konkreten Projekte in den Unternehmen und Organisationen zeitgemäßere Rahmenbedingungen […] zu finden.”

Drei Thesen zu Beyond Project Management

Für erfolgreiche Projekte in Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft braucht es

  • Lebendigkeit, Menschlichkeit und Management
  • Referenzpunkte und eine systemische Abgrenzung
  • ein Positionieren der Firma gegenüber diesen Referenzpunkten

Was ist ein Projekt? Was ist Projekt-Nutzen?

Ein Projekt ist ein in sich abgeschlossenes Vorhaben mit konkretem Nutzen, der innerhalb des definierten Rahmens (zeitlich, finanziell, personell…) für den Nutznießer erfüllt wird.

Ausgehend von der aktuellen Ist-Situation definieren die Projekt-Beteiligten (Kunden und aus dem Kundennutzen abgeleitet Auftraggeber und Mitstreiter – also “wir”) die angestrebte Ziel-Situation. Gemeint ist hier nicht ein Zahlenwerk oder Zielvorgaben. Vielmehr gilt es, eine (oder wenige) Schlüsselsituation(en) zu definieren, die sich mit dem Projekt verändert haben sollten.

Tipp für den Meister: Wir streben im Rahmen der Nutzenanalyse stets an, gemeinsam zu beschreiben, wie die gewünschte Situation ablaufen wird und worin sie sich vom aktuellen Zustand unterscheidet. Wir orientieren uns dabei am zu lösenden Engpass und unseren Stärken. So vermeiden wir die “eierlegende Wollmilchsau”. Doch dazu später noch mehr.

Beispiele für Projekte aus meiner Praxis und ihr Nutzen:

  • aufgefrischter wie neuer Kundenkontakt mit “Familientreffen-Feeling” und Informationen zu Neuheiten plus Pflege interdisziplinärer Geschäftskontakte (Präsentation des Unternehmens im Rahmen einer Fachmesse)
  • Mensch-Maschine-Interaktionen und so höhere Ergonomie am (Werks)Arbeitsplatz in der Produktion (Einführen einer echten Innovation auf dem Weltmarkt, das den Maschinen- und Anlagenbau revolutioniert)
  • Zufriedene, loyale Kunden durch Zeitersparnis, professionelle Onlineberatung mit mehr Kundennutzen bei Produktauswahl, im Betrieb und Wartung für erklärungsbedürftige Produkte sowie ergänzenden Dienstleistungen, aufbereitet in der Landessprache – gepflegt von den Mitarbeitern, die für die Information im internationalen Konzern verantwortlich sind (Internationaler Relaunch eines komplexen Internet-Portals eines Konzerns – von der Konzeption, Redaktion, technische Realisierung und Einführen E-Business bis hin zu den internen Veränderungsprozessen)
  • steigende Lebensqualität und sinkende Ausgaben für landesweite Mobilitätskonzepte plus Infrastruktur durch erhöhte Sicherheit, mehr gegenseitige Rücksichtnahme und verbesserte Gesundheit (landesweite Image-Kampagne für nachhaltige Mobilität)
  • Aufbereiten, Dokumentieren und Publizieren von Praxis-Wissen aus einem drei-jährigen, interdisziplinären Forschungsprojekt für die Öffentlichkeit, um es zur weiteren Nutzung und Anwendung zur Verfügung zu stellen (Filmische Dokumentation und Reportagen)

These 1: Für erfolgreiche Projekte braucht es Lebendigkeit, Menschlichkeit und Management

Die rudimentären Methoden, um in Projekten erfolgreich zu sein, sind:

  • Kommunikation
  • Entscheiden
  • Ins Handeln kommen
  • den Projekt-Fortschritt regelmäßig prüfen und
  • gegebenenfalls steuernd in den Arbeitsprozess eingreifen.

Kommunikation, Entscheiden und ins Handeln kommen

Unternehmen sind Systeme. Mit uns Menschen werden diese Systeme lebendig. Mit Kommunikation sprühen die Ideen und wir kommen ins Handeln. Ohne uns Menschen ist alles andere, was eine Firma vernetzt, nur tote Materie. Dass wir soziale Wesen sind, ist Vor- und Nachteil zugleich.

Ins Gespräch kommen, auf Augenhöhe Lösungen austüfteln, überzeugen (statt überreden), begeistern und offen für Sinnkopplung sein – also achtsam mit mir und meinen Mitmenschen umgehen – das alles ist gar nicht so einfach. Mitten im Leben wage ich die Behauptung, dass wir dies ein Leben lang üben.

Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft bieten …

  • die Freiheit, Abhängigkeiten selbst wählen zu können.
  • Eigenverantwortung des Einzelnen.
  • Dezentralisieren von Entscheidungen.
  • den Rückbau aller Maßnahmen, die die ersten drei Punkte verhindern.

Daraus folgt: Jeder von uns entscheidet über sein (Nicht)Handeln. Unser Tun bestimmt unsere Lebens-/Arbeitswelt.

Um dies in Projekten zu realisieren, gehört eine gewisse kommunikative Kompetenz bei allen Beteiligten: individuelles Reflektieren, Empathie, Wir-Orientierung und auch ein gesunder Umgang mit Konflikten. Menschlich lernen wir nie aus. Neue Situationen wecken neue Seiten an uns. In Krisen beziehen wir Position und zeigen unser wahres Ich. Solange die Menschen im Unternehmen lernen, lernt auch das System “Unternehmen” (bzw. das Vorhaben = Projekt).

Wie wir entscheiden, hängt von der Situation ab: geht es um

  • die (operative) Arbeit,
  • Struktur und Prozesse oder
  • strategische Entscheidungen?

In allen drei Situationen ist es mir ein Anliegen agil, resilient und handlungsfähig zu sein (bzw. es zu bleiben).

Die Qualität der operativen Arbeit des Einzelnen steigt beispielsweise bei konsultativen Einzelentscheiden an. Die endgültige Entscheidung bleibt beim Projekt-Mitarbeiter. Auf Basis dieser Abmachung holt er sich bei verschiedenen Menschen (Kollegen, Freunden, Kunden) Rat und/oder Meinung ein. Anschließend setzt er seine Entscheidung eigenständig um. Und trägt die Konsequenzen. Das befreit mich als Moderatorin und zentrale Organisatorin, allem und jedem hinterher zu tingeln. Ich kann mich auf das Große Ganze, meine Aufgaben und auf meine Ideen, die das Projekt voran bringen, konzentrieren. Das ist nicht nur sehr beruhigend. Es spart extrem viel Zeit und Nerven. Allen Beteiligten.

Zugegeben, Eigenverantwortung bedeutet für Chefs den Verlust an zentraler und formaler Macht. Doch sind wir mal ehrlich: Unsere Macht überschätzen wir ohnehin. Insofern ist es ganz einfach: “Eigenverantwortung kannst Du nur mit Freiheit zusammen geben. Wer die Freiheit – auch die, Fehler zu machen – nicht mitgibt, bekommt auch keine Eigenverantwortung.” (Gebhard Borck)

Die Qualität von Strukturen, Prozessen und strategischen Entscheidungen steigt mit der wirtschaftsdemokratischen Entscheidungskultur im Projekt (Unternehmen). Ein gutes Projekt-Team vereint verschiedene Funktionen, Kompetenzen, Denkweisen. Diversitär und heterogen nutzen wir die Stärken des Einzelnen, um die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg des Vorhabens zu erhöhen. So entsteht ein gesunder Wettstreit um die besten Ideen zur Lösung des Engpasses. Gerade bei strategischen (Grundsatz)Entscheidungen sind Konsens- bzw. Konsent-Entscheide ein probates Mittel.

“Konsensentscheide zwingen eine Organisation dazu, sich mit allen Widerständen im Vorfeld der Entscheidung auseinanderzusetzen. Eine ausgenommen weit entwickelte Methode dafür bietet das systemische Konsensieren. Hierbei fühlt sich die Organisation bestenfalls selbst gründlich auf den Zahn.
Konsensentscheide haben bei absolut grundlegenden Kontext-Themen Sinn. Damit meine ich die gemeinsame Wertewelt einer Firma, den Umgang mit außen- und innenstehenden Personen (Identitätsthemen) etc. Konsensentscheide können als ständiger Prozess laufen. Beispielsweise zur Vision des Unternehmens.” Gebhard Borck

Dezentralisieren von Entscheidungen heißt dabei, dass die Leitung im Projekt situativ zwischen Menschen wechselt (nomadische Führung). Die Führungsspitze folgt der Sinnkopplung im Projekt und ihrer sozialen Energie. So hat niemand einen unumstößlichen Anspruch, zu bestimmen und kann sich umgekehrt der Verantwortung nicht permanent entziehen. Regie führt, wo Führung in der konkreten Situation Sinn hat.

Für eine positive Wahrnehmung einer Führungskraft in diesem Kontext (und Führungskräfte sind dann alle Mitarbeiter, um es noch einmal ganz deutlich auszuschreiben) sind aus meiner Sicht folgende Faktoren ausschlaggebend:

  • Ich erfasse das Gesamtsystem und erkenne: Ich bin ein Teil davon – möglicherweise ein Teil des Problems, in jedem Fall jedoch ein Teil der Lösung.
  • Bin ich mir meines Anteils bewusst, identifiziere ich mich mit diesem System. Ich bin aufgeschlossen, sinngekoppelt.
  • Aus dieser kognitiv-emotionalen Grundeinstellung und einem hohen Grad Sinnkopplung folgt das Handeln. Ich nehme aktiv teil und gestalte.

Erfolgreich Führen heißt, zu Reflektieren und professionell-intuitiv zu handeln. Der Wert meines Führens entsteht gemeinsam mit anderen. Führen ist daher auch unabhängig von Hierarchie und formaler Macht. Je nach Situation wirken meine Handlungskompetenzen: Fachwissen, Methoden-Baukasten, soziale und emotionale Intelligenz.

Mein (Nicht)Tun ist dabei beeinflusst von meinen Grundwerten und Grundeinstellungen. Ich bin lebendig. Ich gehe achtsam mit mir und meinen Mitmenschen um. Daraus leite ich drei Erfolgsfaktoren für meinen ganz persönlichen Führungsstil ab:

  • systemisch denken & Sichtbarkeit geben
  • Wiedererkennen & Identifizieren
  • Aktiv Mitgestalten & ins Handeln kommen.

Auf meine Grundsätze erfolgreichen Führens gehe ich näher ein unter: Meine drei Führungsprinzipien.

Den Projekt-Fortschritt regelmäßig prüfen und gegebenenfalls steuernd eingreifen

Im Rahmen der Nutzenanalyse für das Vorhaben legen wir auch die Messgröße(n) fest, die uns Auskunft darüber geben, ob wir uns noch auf das gewünschte Ziel zubewegen. Oder ob wir gegebenenfalls im Trubel des Alltags den zu lösenden Engpass und den daraus abgeleiteten Lösungsweg aus den Augen verloren haben.

Doch Obacht, hier liegt das größte Gefahrenpotenzial für Projekt-Erfolg: Nennen wir es mal “Kontrollierst Du noch oder arbeitest Du schon?”: Die Kontrolle zu behalten, ist gut. Jeder Mensch, der Verantwortung trägt, will sein Tun bewerten, schon um zu wissen, wo er steht. Die entscheidende Frage ist: Wer kontrolliert was und wozu?

Erfolg ist eine komplexe Kombination aus einer großen Portion Glück, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein, aus Präsenz am Markt, den Vergleich im Wettbewerb, gesellschaftlichen Rahmenbedingungen (Gesetze, Normen, Standards) sowie Netzwerken und zwischenmenschlichen Beziehungen. Selbst wenn wir aufhören würden, unsere Leistung zu kontrollieren, unsere Kunden, Mitbewerber, Öffentlichkeit und unsere Community prüfen munter weiter.

Und hier kommt der Clou: Die Rückmeldung der Nutznießer unseres Projektes ist alle Kontrolle, die wir für den Erfolg unserer Projekte brauchen. Redundanz ist unnötig. Sie verschwendet nur unsere Ressourcen und entzieht uns die Freude an der Arbeit.

Tipp für den Meister: Nutze die gewonnene Zeit dafür, die Rückmeldungen der naturgegebenen Kontrollettis in Informationen umzuwandeln, die Deine Mitstreiter im Projekt verstehen und Eurem Vorhaben dienen. Zum einen hörst Du dann auf zu nerven ;-). “Zum anderen sind Deine Kollegen mit einer Wirklichkeit konfrontiert, vor der es keine faulen Ausreden mehr gibt.” (Gebhard Borck)

Das heißt: Ein Werkzeugkoffer mit Projekt-Management-Methoden unterstützt mich im Arbeitsprozess dabei, ins Handeln zu kommen, den Fortschritt im Projekt regelmäßig zu prüfen und gegebenenfalls steuernd einzugreifen. Welche nun die geeignete Projekt-Management-Methode ist, hängt maßgeblich von der jeweiligen Situation und den Beteiligten ab. Zum einen, weil jede Situation andere Rahmenbedingungen und Projekt-Beteiligte hat. Und weil nicht jeder Mensch alle Methoden kennt (kennen kann), noch jede Methode – selbst wenn er sie kennt – (gut) anwenden kann.

Detailierter nachlesen kannst Du das unter Wer kontrolliert – wenn nicht der Chef? via Gebhard Borck. Sehr inspirierend sind dazu auch die beiden Interviews mit Uwe Lübbermann in denen er Moderation in kritischen Situationen dieses kommunikativen, zwischenmenschlichen Prüfprozesses beschreibt (Quelle: Team AUGENHÖHE).

These 2: Für erfolgreiche Projekte braucht es Referenzpunkte und eine systemische Abgrenzung

Conny Dethloff hat mit seinem Beitrag zur Blogparade sehr anschaulich aufgezeigt, wie wichtig es ist, den Kunden – den Nutznießer des Projektes – nicht aus den Augen zu verlieren. Als Projekt-Manager dient er in der Vorbereitung seines Osterfestes nämlich nicht mehr seinen Kunden (Familie, Freunden, Kind und Kegel) – sondern dem Projekt und dem Managen des Projektes. Als selbsterklärter Chef reißt er alles an sich und vergisst dabei, dass ProjektManagement, Dienstleister des Kundennutzens ist.

Bei Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft wird Projekt-Management zur Aufgabe, die notwendig ist, um das Projekt abwickeln zu können. Daraus folgt weiterhin, dass der Referenzpunkt, der die Qualität des ProjektManagements bewertbar macht, außerhalb unseres Systems liegen muss.

Ausschließlich der Abnehmer unserer Leistungen kann (und wird) bewerten, ob das Projekt zum unternehmerischen Erfolg beigetragen hat. Ob der Turn around wieder zu schwarzen Zahlen führt. Ob die Markteinführung der Innovation oder auch neuen Variante zum Bestseller – oder zum Flop – wird. Ob wir mit der neuen IT-Infrastruktur und unseren Prozessen in der Lage sind, die Wünsche unserer Wunschkunden zufriedenstellend zu erfüllen.

Solange wir unternehmerisch erfolgreich sein wollen, gilt schlicht der Grundsatz: Können wir von dem, was wir an Projekten, Initiativen und Aktionen auf die Straße bringen, dauerhaft gut leben?

These 3: Für erfolgreiche Projekte braucht es ein Positionieren der Firma gegenüber diesen Referenzpunkten

Der entscheidende Unterschied zwischen konventioneller und innovativer Herangehensweise an die Frage aller Fragen ist: Mit wirtschaftsdemokratischen Methoden erhöhen wir die Chance auf Erfolg. Wenn ich im (interdisziplinären) Team an die Herausforderungen unserer Zeit herangehe, verschiebe ich also Wahrscheinlichkeiten. Natürlich kann ich auch als Einzelperson weiterhin an Kundenwünsche heran treten. Dann muss ich jedoch ein Genie sein, dass es (dauerhaft) klappt.

Der Mensch, der letztlich sein mühsam erarbeitetes Geld dafür hergibt, um unsere Produkte und Leistungen zu erwerben, sagt uns was er will. Darin ist er auch sehr klar: Er wünscht sich immer die eierlegende Wollmilchsau. Es muss alles können. Es darf nichts kosten. Es muss auf seine Bedürfnisse angepasst sein. Darf keine Massenware sein. Muss ihn deutlich von anderen abgrenzen. Bis gestern… Das ist unser unternehmerischer Kontroll-Maßstab und Referenzpunkt.

Jedoch wir im Projekt bzw. in der Firma entscheiden, wie wir uns zu diesem Kundenwunsch positionieren. Ist dieser Kundenwunsch ok – oder doch eher nicht? Ich nenne dies die freie Wahl meiner Wunschkunden. Mit wem, für wen (und dementsprechend auch für wen nicht) werde ich tätig? Erfülle ich den (oben genannten) Kundenwunsch für ausgewählte Kunden zu 100% oder nur teilweise? Erfüllte ich gewisse Kundenwünsche nicht? Warum(!) erfülle ich sie hier und da nicht?

Es ist weder klug, den Kunden für dumm und fehlgeleitet zu halten – noch, es allen Kunden recht machen zu wollen. Der erfolgreiche Weg liegt irgendwo in der goldenen Mitte. Es gibt keine Garantie für erfolgreiche Projekte. Erfolg ist nicht planbar. Die Lösung liegt darin, sich iterativ den Referenzpunkten zu näheren. Prototypen und Geschäftsmodelle mit ausgewählten Kunden prüfen, weiterentwickeln, neu prüfen, verwerfen, neu anfangen, wieder prüfen usw. Je höher der Widerstand, auf den Du am Markt triffst, desto kürzer sollte der Prüf-Zyklus sein. So kannst Du zumindest festhalten, ob Du auf dem richtigen Weg bist.

Die ungemütlichen Kunden bringen uns unternehmerisch in der Regel weiter. Sie fordern – und fördern uns. Die größte Freiheit ist die: Nein zu sagen. In Projekten, die ich begleite, beobachte ich oft den ersten Impuls, es allen recht machen zu wollen. Der Kunde ist König. Doch was wir ermöglichen, ist unsere freie Entscheidung. Aus meiner Sicht der entscheidende Unterschied zwischen erfolgreichen und gescheiterten Vorhaben (wenn nicht gar Unternehmen).

© 2013 madiko madiko: Wissen ist Verantwortung

Zusammenfassung und Fazit

Es gibt kein Projekt ohne “ProjektManagement” und “Beyond ProjectManagement”. Auch heute schon. ProjektManagement ist Steuerung, Verwaltung und Dokumentation. Alle Methoden, die über diese drei hinaus gehen, sind – wie der Name schon sagt – beyond ProjektManagement. Alle Elemente zusammen genommen braucht es für das Umsetzen von (erfolgreichen) Projekten.

Das, worauf es für Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft ankommt, ist, uns ein geeignetes Handwerkszeug zuzulegen, um – im Sinne des Gemeinwohls aller Projekt-Beteiligten –

  • wertschätzend miteinander zu kommunizieren,
  • zielführend zu entscheiden und
  • letztlich ins Handeln zum Mehren des Nutzens zu kommen.

Unser Handeln prüfen wir in regelmäßigen Abständen anhand der selbstgewählten Messkriterien, der Referenzpunkte und unserer Positionierung gegenüber diesen Referenzpunkten. Kontrollieren lassen wir uns dabei ausschließlich von unseren Kunden. Diese Bewertung liegt außerhalb des Vorhabens, des Projektes und unseres Systems.

Damit reduzieren wir den Anteil des Managements in Projekten auf das nötige Minimum – also den Aufwand, den wir mit Administration und Dokumentation unserer selbst betreiben. Nur wenn nötig, greifen wir steuernd in die Selbstorganisation ein. Wobei dies als Prozess im Sinne von eigenverantwortlichem, selbstbestimmten Handeln aller Beteiligten realisiert wird.

Mit diesem Verschieben der Anteile und Prioritäten vom (reinem) ProjektManagement hin zu größeren Anteilen des “beyond ProjektManagement” legen wir die Basis für Freude, Begeisterung und Überzeugung. Und damit für unternehmerischen Erfolg.


Nachbetrachtung und Ausblick

Ich danke Gebhard Borck, der mir in intensiven Gesprächen in Vorbereitung auf seine Keynote zum PM Camp Dornbirn noch den ein oder anderen Impuls für diesen Blogbeitrag geliefert hat.

Ich freue mich auf den weiteren Austausch zum Thema in den Communities open PM, PM Camp und EnjoyWorkCamp. Und natürlich sehr gern auch persönlich sowie im Rahmen der eigenen Projekte.

Weitere Beiträge von madiko zur PM Camp-Bewegung und zur Zukunft der Arbeit

via madiko

via Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft

Bitte einsteigen:

Viel Freude und Inspiration beim Schmökern.

Letztes update: 20.01.2015

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